Potwierdzenie odstąpienia od umowy e-mailem – zasady i dowody

Jak powinien wyglądać e-mail potwierdzający odstąpienie?

Komunikat „zgłoszenie wysłane” może zniknąć po zamknięciu strony.

W podobnej sytuacji przydaje się też wyjaśnienie „Odstąpienie od umowy o usługę online – terminy i rozliczenie”.

Czy komunikat na ekranie wystarczy jako potwierdzenie?

Po zatwierdzeniu oświadczenia wyświetla się tylko komunikat „dziękujemy”, który znika po zamknięciu przeglądarki. Warto ocenić, czy kupujący otrzymał potwierdzenie pozwalające zachować treść i datę. Log administracyjny dostępny jedynie sprzedawcy nie zastępuje informacji przekazanej konsumentowi.

Kolejny krok opisaliśmy w poradniku „Czy e-mail wystarczy do odstąpienia od umowy przez internet?”.

Jak zapisać datę oraz treść oświadczenia konsumenta?

Zapisuj czas wpływu oświadczenia, identyfikator sprawy i wersję treści powiadomienia. Obsłuż również błąd wysyłki.

Co zrobić, gdy system pocztowy przestaje odpowiadać?

Dlatego proces warto ocenić także od strony dokumentu, który użytkownik może zachować.

Jak przechowywać dokumentację sprawy?

Powinien jasno pokazywać, czego dotyczyło oświadczenie i kiedy zostało przekazane, nie obiecując automatycznej refundacji w chwili zgłoszenia.

Z tą sytuacją wiąże się również pytanie „Formularz odstąpienia od umowy online – co musi zawierać?”.

Odrębnie omawiamy kwestię „Potwierdzenie odstąpienia na trwałym nośniku – wymagania”.